La declaración de la Renta acostumbra a ser un quebradero de cabeza para la mayoría de autónomos y Pymes de nuestro país. Como cada año, el desembolso de tiempo y dinero en realizarla puede entorpecer la recta final del segundo trimestre del año con pequeños escollos burocráticos que, aunque se repitan año tras año, nunca acaban de conocerse en profundidad.

Eso sí, cuando descubrimos que podemos desgravarnos algunos gastos que no conocíamos con anterioridad y que el pago del IRPF (o el cobro de este) en la declaración puede ser más favorable, todo parece adoptar una tonalidad menos grisácea que en otras campañas. Los gastos deducibles son todos aquellos gastos que, restados a los ingresos, dan como lugar el beneficio neto de una actividad. Los autónomos en estimación directa podrán presentar trimestralmente el Modelo 130 (pago fraccionado con autoliquidación trimestral), siendo el formulario anual la Declaración de la Renta.

Lo mismo ocurre con el IVA. En este caso, cada tres meses. Pero contar con un mayor conocimiento de todos aquellos desembolsos que pueden hacernos ahorrar en nuestras declaraciones trimestrales y que no aplicábamos hasta ahora puede aliviar un poco más las cuentas de Pymes y autónomos.

Las cuotas de IVA son deducibles tanto para autónomos como para empresas, pero solo si las facturas abonadas se pueden demostrar como parte de la actividad profesional o de la empresa. Cuando un autónomo o empresa abona una factura de 100 euros de base y 21 euros de IVA, esos 21 euros cuentan como gasto deducible de IVA, y hay modelos para restarlo al IVA devengado (ese que el autónomo o la empresa recepciona y luego tramita al Estado).

Para que no se te escape ni un solo gasto deducible ni cometas algún pequeño error que después repercuta en multas y sanciones, te presentamos los detalles de unas gestiones que, si se conocen bien desde un principio, pueden ahorrar mucho tiempo y dinero. Especialmente para aquellos que acaban de empezar. Para ello, hablamos con los expertos de TaxDown, una asesoría fiscal online pionera en declaraciones y servicios digitales.

Sociedad con personalidad jurídica o en nombre propio

Cuando la actividad se desarrolla mediante una sociedad, el trabajador por cuenta propia podrá percibir los rendimientos derivados de las funciones desempeñadas en la misma mediante nómina o facturando a esta los correspondientes honorarios por los servicios que se presten.

Tanto en el primer caso como en el segundo, tendrá la consideración de autónomo societario en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), teniendo que hacer frente al correspondiente pago de sus seguros sociales o “Cuota de autónomos”. Además, este gasto siempre tendrá la consideración de ser fiscalmente deducible en el cálculo del rendimiento neto de la actividad, un dato que a pesar de su obviedad no es ampliamente conocido.

Si las retribuciones son a través de una nómina, tendrán la consideración de rentas procedentes de rendimientos del trabajo personal -a efectos de IRPF-, de la misma forma que cualquier otro trabajador por cuenta ajena. En este caso, la deducibilidad de los gastos estará muy limitada.

En el caso de que los honorarios sean mediante factura, implicará la necesidad de cursar alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de la Agencia Tributaria y las remuneraciones obtenidas tendrán la consideración de rendimientos de actividades económicas a efectos de IRPF. “En este escenario, se podrá tener en cuenta un abanico mucho más amplio de gastos deducibles, siempre que se justifique que está relacionado directa y exclusivamente con la actividad en cuestión”, indica Valeria Hernández, responsable del área de autónomos de TaxDown.

Los gastos: un mundo más complejo de lo que parece

Según los expertos, llevar un control exhaustivo y adecuado de los gastos en los que se incurre para poder ejercer la actividad del negocio es uno de los pilares fundamentales para no incurrir en errores innecesarios. Además, hay que conocer de primera mano todos los gastos que permite deducir la Ley de IRPF, así como estar al corriente de los requisitos para cada tipología en concreto.

Hay dos requisitos imprescindibles para que un gasto sea deducible, y ambos han de cumplirse de cara a una futura auditoría: el gasto ha de ser fiscalmente justificable ante la actividad que desarrolla la empresa. Es decir, ha de poder demostrarse que guarda relación con el trabajo en cuestión.

Y debe ser verificable, transparente y trazable. Ha de existir documentación fiable que informe sobre el pago en cuestión, generalmente una factura de compra en la que aparezca reflejado el importe base y el IVA abonado, así como los ítems o partidas adquiridas. En caso de incurrir en algún error, es posible modificar los modelos de la Agencia Tributaria para subsanar erratas.

“Una de las recomendaciones más comunes es que el autónomo o Pyme cuente con un profesional que le guíe desde un inicio en este asesoramiento, que acaba resultando crucial para tener una buena planificación fiscal al final de cada ejercicio”, destaca Hernández.

Por un lado, hay que tener en cuenta los gastos directamente relacionados con el lugar donde se desarrolla la actividad profesional en cuestión. En el caso de trabajar desde casa, por ejemplo, pueden deducirse algunos suministros domésticos de forma proporcional -con la obligación, siempre, de comunicar a Hacienda y a la Administración correspondiente la forma de calcular el importe porcentual deducible-.

Al igual que ocurre con los autónomos, las empresas tienen mecanismos para deducirse gastos generales, esta vez del Impuesto de Sociedades (IS) y gastos asociados al IVA. Las empresas no tienen IRPF, en su lugar tienen Impuesto de Sociedades. Este se abona con el Modelo 200 o Modelo 202, y guarda relación con el beneficio. A más beneficio, más IS.

Los gastos restan en la fórmula ‘Beneficio = Ingresos − Gastos’, por lo que a más gastos demostrables, menos Impuesto de Sociedades. Respecto al IVA, las empresas lo deducen de la misma forma que los autónomos, ya sea a través del Modelo 303 (trimestral o mensual) y el Modelo 390.

Atención, también, a los gastos no deducibles. Según la propia Agencia Tributaria, no lo serán los pagos efectuados por razón de siniestros ocurridos en los bienes inmuebles que den lugar a disminuciones en el valor del patrimonio del contribuyente o el importe de las mejoras efectuadas en los bienes inmuebles, sin perjuicio de la recuperación de su coste por vía de las amortizaciones.